MICROSOFT EXCEL 2003

MICROSOFT EXCEL 2003


Salah satu paket dari microsoft office yang berfungsi sebagai alat untuk mengelolah : data angka, perhitungan angka, perhitungan table (database), grafik, dan statistik.


I. Pengantar Penggunaan Ms. Excel 2003

Sebelum kita menggunakan Ms. Excel 2003 kita harus terlebih dahulu membuka program excel.

Cara membuka Ms. Excel 2003 :

Sebenarnya ada beberapa cara membuka Ms. Excel 2003 namun saat ini kami membuat dengan cara seperti berikut :
 Klik menu start
 Pilpih dan klik All Program
 Lalu pilih Mcicrosoft Office

A. Bagian – Bagian Utama MS. Excel 2003



• Workbook
Merupakan dokumen baru/buku kerja yang secara otomatis muncul saat aplikasi MS. Excel dibuka pertama kali. Secara standart, MS. Excel akan memberi nama workbook Anda dengan nama Book1.

• Active Cell
Dalam Excel worksheet, sel yang aktif adalah sel dengan perbatasan hitam. Data hanya dapat dimasukkan ke dalam sel aktif. Bahkan jika lebih dari satu sel yang dipilih, masih ada hanya satu sel yang aktif. Gunakan mouse atau tombol tanda panah untuk mengubah lokasi dari sel aktif.

• Tab sheet / Worksheet
Adalah lembar kerja yang terdapat dalam workbook MS. Excel. Umumnya anda memiliki tiga lembar kerja saat membuka aplikasi MS. Excel pertama kali. Nama sheet bisa diubah dengan cara klik ganda atau klik kanan kemudian pilih menu rename pada nama lembar kerja / sheet yang ingin diganti.

• Column Header

Adalah label kolom yang mewakili sebuah kolom pada sebuah lembar kerja. Pada Column Header terdiri daru huruf A,B,C……IV. (256 kolom).

• Row Header
Adalah label baris yang mewakili sebuah baris pada sebuah lembar j\kerja. Pada Row Header terdiri atas tiga langkah 1,2,3 …. 65536. (65536 baris)

• Worksheet Buttons
Adalah tombol-tombol yang berfungsi untuk menampilkan lembar kerja yang tidak menpak pada sebuah workbook.

• Taskpane
Adalah tampilan shortcut menu sebuah dokumen / workbook saat pertama kali aplikasi MS. Excel 2003 dibuka.

• Name Box
Adalah sebuah menu yang berfungsi sebagai penunjuk cell pointer berada.

• Formula Bar
Merupakan papan menu yang berfungasi sebagai tempat menampilkan dan pengetikan formula serta fungsi MS. Excel.


• Cell Pionter
Merupak kursor (curcor) penunjuk sel dalam worksheet. Dalam MS. Excel, cell pointer memiliki beberapa macam bentuk dan fungsi, yaitu :
- Bentuk normal (cross icon), berfungsi untuk melakukan drag terhadap sekelompok sel. (untuk membentuk range)
- Bentuk Tanda Tambah, berfungsi sebagai alat salin/copy
- Bentuk Tanda Panah dengan Panah Kompas Empat Arah (Move Icon), berfungsi sebagai alat pemindah data.


B. Istilah-Istilah Dalam MS. Excel 2003

ISTILAH KETERANGAN

Sel (cell)
Adalah kotak yang berada pada perpotongan antara sebuah kolom dan baris, yang didentifikasi dengan nama gabungan antara nama kolom dan nama baris.
Contoh : sel B5, adalah sel yang terletak pada perpotongan antara kolom B dan baris 3

range Adalah kumpulan dari beberapa sel yang dipilih untuk suatu keperluan. Range dapat dibuat dengan cara melakukan Drag pada sel-sel yang dibutuhkan atau dengan mengetikkan alamatnya (pada fungsi) dengan menggunakan karakter pemisah “:”
Contoh : range B5:D8, berarti melakukan pengumpulan data dari sel B5 hingga sel D8 dengan melakukan drag.

Kolom Diwakili oleh Column Header yang terdapat dalam sebuah lembar kerja.
Baris Diwakili oleh Row Header yang terdapat dalam sebuah lembar kerja.
Formula Adalah sebuah alat yang memungkinkan pembuat sebuah rumus untuk melakukan kalkulasi / perhitungan terhadap nilai-nilai yang terdapat dalam baik dalm sel itu sendiri maupun sel lainnya.










C. Mengisi Suatu Sel

Sebuah sel dapat diisi oleh 4 jenis data, yaitu :

1. Teks (String)/Label, yaitu alphabet A hingga Z beserta karakter-karakter khusus lainnya seperti ~,@,#, dan seterusnya.
2. Numerik/Angka, untuk data jenis ini harus memiliki nilai yang dapat dihitung.
3. Alfanumerik, yaitu jenis data yang berisi angka-angka yang tidak bernilai.
4. Formula (Rumus), terdiri atas operator perhitungan, referensi alamat suatu sel, nilai dari angka-angka secara langsung, dan fungsi dari MS. Excel, nama sel/nama range.




D. Tombol-tombol Navigasi Dalam MS. Excel 2003

TOMBOL KETERANGAN
Panah kiri, kanan, atas, dawah Menggeser pointer ke kiri, kanan, atas dan bawah satu sel
Home Memindahkan pointer mouse ke awal baris
Ctrl + Home Pindah ke awal lembar kerja
Page Down Pindah satu layar ke bawah
Page Up Pindah satu layar ke atas
Alt + Page Down Pindah satu layar ke kanan
Alt + Page Up Pindah satu layar ke kiri
Ctrl + Page Down Pindah ke sheet berikutnya
Ctrl + F6 /ctrl + Tab Pindah kebuku kerja atau jendela berikutnya
Ctrl + shift + F6 (F6 bisa diganti dengan Tab) Pindah kebuku kerja atau jendela sebelumnya
F6 Pindah antar panes pada buku kerja yang di-split/pisah
Shift + F6 Pindah ke pane awal dalam workbook yang di-split
Tab Pindah antar sel yang tidak terproteksi pada lembar kerja yang diproteksi
End Pindah ke sel di jendela sebelah kanan










II. Operasi Sel Excel 2003

 Memperbaiki isi dalam sel
Perbaikan isi sel perlu dilakukan untuk menghindari adanya pengetikan ulang terhadap isi dari suatu sel yang panjang.

Cara memperbaiki :
- Geser sel pointer ke sel yang isinya akan diperbaiki.
- Tekan tombol F2 atau klik mouse pointer di formula Bar
- Geser kursor ke bagian yang perlu diperbaiki.
- Tekan Enter bila selesai.

 Menghapus Isi Dari Suatu Sel
Perintah mengahapus ini adalah untuk menghilangkan data yang berada pada sel, dan tidak akan menghapus format yang melekat pada sel tersebut.
Cara menghapus :
- Geser sel pointer ke sel yang isinya akan dihapus.
- Tekan tombol Delete atau klik kanan dan pilih Clear Contents.

 Menghapus Baris / Kolom
Menghapus baris atau kolom selain untuk menghapus seluruh data yang serada pada baris atau kolom yang bersangkutan, juga digunakan untuk menggeser tabel ke atas (bila ingin menghapus baris diatas tabel) atau ke kiri (bila ingin menghapus kolom di kir tabel).

Cara :
- Klik kanan pada Row/Column Header yang akan dihapus.
- Pilih menu Delete.

 Mengubah lebar baris / kolom :
Mengubah lebar baris / kolom biasanya dilakukan jika isi dari sel tersebut melebihi lebar yang telah ditentukan.
Cara mengubah lebar :
 Bawa pointer ke garis pemisah dibagian kanan dari column Header yang akan diubah lebarnya, atau ke garis pemisah dibagian bawah dari row Header yang akan diubah tingginya.
 Setelah mouse pointer berubah bentuk, klik dan drag ke kiri dan ke kanan untuk merubah lebar kolom. Sedangkan untuk merubah tinggi baris, drag ke bawah atau ke atas.

 Menyisipkan Baris/kolom :
Menyisipkan Baris/kolom biasanya dilakukan untuk menggeser tabel atau untuk menyisipkan baris/kolom baru pada suatu tabel yang sudah jadi.
Cara menyisipkan :
 Kilik kanan pada row / column Header yang akan digeser
 Pilih menu insert.
Note : Pada kolom, penyisipan akan dilakukan ke arah kanan, sedangkan pada baris, penyisipan akan dilakukan ke arah bawah.

 Menambah lembar kerja baru :
Cara menambah sheet :
 Klik-insertWorksheet pada menu bar, atau klik pada salah satu sheet yang ada kemudian muncul tampilan yang memberika pilihan apa yang ingin anda tambahkan. Pilih Worksheet.
 Setelah itu akan muncul sheet baru di sebelah kiri sheet yang tadi anda pilih.

 Format Sell :
Adalah suatu cara untuk membuat tabel agar menjadi terlihat representatif atau profesional.
Cara membuka menu format cells :
1. Cara 1 : pilih pilihan Format dari Menu Bar, kemudiaan pilih Cells.
2. Cara 2 : klik kanan mouse, dan pilih Format Cells.

Ada enam jenis format yang terdapat pada Format Cells :

Jenis Format Keterangan
Number Mengatur format tampilan sebuah angka.
Alignment Mengatur format pemerataan.
- text control :
- Wrap text, untuk memindahkan kata kebagian bawah jika lebar sel tidak mencukupi.
- Shrink To Fit, untuk mengatur secara otomatis ukuran huruf kata-kata dalam sel sesuai dengan lebar dan tinggi sel.
- Merge Cells, untuk menggabungkan beberapa sell menjadi seebuah sel.
- Orientation : untuk mengatur arah dalam sebuah sel.
Font Mengatur format huruf.
Border Mengatur format garis tepi.
Patern Mengatur format untuk patern (arsiran).
Protection Mengatur format untuk poroteksi sel.


 Mengurutkan data dalam suatu array
Beberapa data yang telah dibuat terkadang harus diurutkan agar mempermudah pencarian data dalam suatu sel.
Cara mengurutkan data :
1. Lakukan range data pada baris/kolom yang ingin diurutkan.
2. Klik menu Data, kemudian pilih Sort. Setelah muncul window sort.
3. Pada menu sort by, pilih baris/kolom utuama yang akan diurutkAN.









III. Formula

Penulisan sebuah formula selalu diawali dengan tanda sama dengan (=). Bentuk formula dapat dilihat seperti contoh di bawah ini :


.
Formula memiliki beberapa operator, yaitu :
Operator Aritmatika, terdiri atas :
 penambahan (+),
 pengurangan (-),
 perkalian(*), pembagian(/),
 pangkat(^),
 dan Persentasi(%).


Operator teks

Data yang berupa teks tidak menggunakan operator aritmatika. Khusus untuk teks terdapat operator khusus yaitu ‘&’ yang berfungsi untuk menggabungkan dua buah atau lebih teks menjadi satu dalam suatu sel. Untuk memberi spasi dipergunakan tanda kutip dengan satu spasi kosong diantaranya.

Operator Perbandingan

Simbol Keterangan
= Sama dengan
< Lebih kecil dari
> Lebih besar dari
<= Lebih kecil sama dengan
>= Lebih besar sama dengan
<> Tidak sama dengan

Operator Reference

Operator Contoh Keterangan
: B3:c8 Menyatakan range dari B3 hingga B8
, =MAX (C3:C10,B3) Merupakan pemisah argumen
Spasi =SUM(A5:A10 A7:A12) Merupakan pemisah argumen